Mehrfacheinträge von Personen zusammenführen (Admin)

In diesem Artikel erfährst du, wie du doppelt erfasste Konten von Schüler:innen, Lehrpersonen oder Bezugspersonen sauber zusammenführst, welche Daten dabei übertragen werden und worauf du achten musst.

INHALTSVERZEICHNIS

• Wann sollte die Funktion "Zusammenführen" genutzt werden?
• Wie wird das Zusammenführen gestartet?
• Welche Daten werden auf die Hauptperson übertragen?
• Wie wird der Vorgang abgeschlossen?

Wann sollte die Funktion "Zusammenführen" genutzt werden?

Diese Funktion darf ausschliesslich dann angewendet werden, wenn eine reale Person fälschlicherweise mehrere unterschiedliche Konten (also verschiedene IDs) im System besitzt. Durch das Zusammenführen verhinderst du Datenchaos und stellst sicher, dass alle historischen Einträge auf einem einzigen, aktiven Profil zusammengeführt werden.

Wie wird das Zusammenführen gestartet?

Um den Prozess zu starten, gehe folgendermassen vor:

• Navigiere in Escola zum Pfad Verwaltung > Personen

• Klicke in der oberen Funktionsleiste auf den Menüpunkt "Zusammenführen"

• Es wird dir nun eine zweiseitige Suchmaske angezeigt

• Gib im linken Feld "Hauptperson, bleibt nach der Zusammenführung bestehen" den Namen des Kontos ein, welches du behalten möchtest
• Gib im Feld darunter "Nebenperson, wird gelöscht nach der Zusammenführung" den Namen des Kontos ein, welches du löschen möchtest
• Klicke anschliessend auf den blauen Button "Personen zusammenführen"

Welche Daten werden auf die Hauptperson übertragen?

Sobald du die beiden Personen ausgewählt hast, zeigt dir Escola eine detaillierte Vergleichsansicht der Kontoinformationen. Folgende Daten der Nebenperson werden dabei auf das verbleibende Hauptkonto übertragen:

• Rollen und Funktionen

• Persönliche Angaben (jedoch nur dort, wo das entsprechende Datenfeld bei der Hauptperson noch komplett leer ist, wie z. B. E-Mail, Adresse, Telefon oder Geburtstag)

• Gesendete und empfangene Nachrichten, Messenger-Signaturen sowie Empfängergruppen
• Persönliche Dokumente aus der Dokumentablage (unter Verwaltung > Dokumente)
• Klassen-, Fach- und Arbeitsgruppen-Zuordnungen

• Agenda-Einträge

• Raumreservationen und Zeiterfassungsdaten

• Absenzen und Absenzen-Anträge

• Zeugnisse und das Zeugnis-Archiv

• Stundenplan-Einträge

• Bestehende Verknüpfungen von Eltern/Bezugspersonen zu den Schüler:innen

• Hausaufgaben

• Lernzielkontrollen

• Dossier-Einträge

• Förderplanungseinträge und sonderpädagogische Massnahmen

Wie wird der Vorgang abgeschlossen?

Überprüfe die Kontodaten vor dem finalen Klick genau:

• Solltest du feststellen, dass du Haupt- und Nebenperson vertauscht hast, kannst du die Rollenverteilung ganz einfach über den Button "Personen vertauschen" korrigieren

• Wenn alles korrekt eingestellt ist, navigiere zum grünen Bestätigungsfeld am unteren Seitenrand

• Klicke auf den Button "Ja, Personen zusammenführen", um den Prozess endgültig auszuführen (oder brich den Vorgang bei Unsicherheiten via "Nein, Vorgang abbrechen" ab)
• Nach erfolgreichem Abschluss erscheint eine grüne Infobox mit der Bestätigung "Die beiden Personen wurden erfolgreich zusammengeführt."

• Das System listet dir anschliessend transparent auf, wie viele Einträge (z. B. bei den SuS-Zuordnungen oder im Zeugnis-Archiv) neu zugewiesen und bereinigt wurden