Informationen zu Mail Plus / Sendgrid / Versand von E-Mails über Escola

INHALTSVERZEICHNIS

• 1. Generelle Informationen zur E-Mail-Infrastruktur von Escola
• 2. Versand von E-Mails über die Schul-Domain oder Gemeinde-Domain
• 3. Domain Authentifizierung / DNS-Einträge

1. Generelle Informationen zur E-Mail-Infrastruktur von Escola

Über die Escola-Plattform werden viele E-Mails verschickt, beispielsweise E-Mail-Weiterleitungen von Messages oder verschiedenste Arten von Benachrichtigungsmails. 

Damit die grossen Mengen an E-Mails zuverlässig verschickt werden können, verwenden wir den Service SendGrid, einem der grössten Anbieter für den Versand von Transaktionsmails. Dieser Service wird in Escola Mail Plus genannt. 

SendGrid befolgt die Richtlinien der Datenschutzabkommen EU-U.S. Privacy Shield Framework und Swiss-U.S. Privacy Shield Framework, zusätzlich haben wir ein Data Protection Addendum mit SendGrid abgeschlossen. SendGrid kann somit datenschutzkonform eingesetzt werden in Schweizer Schulen. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserer Datenschutzerklärung: www.escola.ch/datenschutz

2. Versand von E-Mails über die Schul-Domain oder Gemeinde-Domain

Damit in Escola E-Mails über die Schuldomain verschickt werden können (z.B. mit dem Absender andreas.kuenzli@schule-xy.ch), muss die Domain in den Einstellungen als authentifizierte Domain (whitelabel-Domain) hinterlegt werden; diese Einstellung kann nur durch den Escola-Support erfolgen. Es können auch mehrere Domains hinterlegt werden, falls z.B. für die Schulverwaltung E-Mail-Adressen der Gemeinde verwendet werden. 

Falls keine solche Whitelabel-Domain in Escola hinterlegt ist, werden alle E-Mails automatisch über die Adresse no-reply@escola.ch verschickt, damit die Zustellung sichergestellt ist. 

3. Domain Authentifizierung / DNS-Einträge

Damit E-Mails über die Schul- oder Gemeinde-Domain via Escola verschickt werden können, müssen bei der Domain 3-4 DNS-Einträge erfasst werden. Beim Setup von Mail Plus kontaktiert unser Support die Ansprechperson der Schule direkt, um die korrekten DNS-Einträge zu erfassen. 

Die DNS-Einträge sehen beispielsweise folgendermassen aus: 

4. Wird zusätzlich zu den DNS-Einträgen ein SPF-Eintrag benötigt? 

Mit den drei CNAME-Records managed Sendgrid automatisch das Sender Policy Framework (SPF) und DKIM. 

Somit ist es nicht nötig, zusätzlich einen SPF-Eintrag zu erstellen oder den vorhandenen SPF-Eintrag anzupassen. 

Weitere Infos zu SPF und DKIM finden Sie in der Sendgrid-Dokumentation.

Der DMARC-Eintrag ist ebenfalls empfohlen, v.a. bei grösseren Schulen.