Vorgehen beim Schuljahreswechsel für Schulen mit Import-Schnittstelle

Bei der Verwendung der Import-Schnittstelle sind zwei Punkte zu beachten:

• Zeitpunkt des Schuljahreswechsels auf Escola
  • Scolaris
  • CMI Schule und iCampus
  • Edis
• Zuordnungen fürs kommende Schuljahr
  • Klassenzuordnungen
  • Schülerzuordnungen / Personenübernahme

Zeitpunkt des Schuljahreswechsels auf Escola

Für die Durchführung des Schuljahreswechsels auf Escola muss unterschieden werden, von welchem System importiert wird. Je nach System müssen Sie andere Punkte beachten.

Wichtig für alle Schnittstellen:

• Führen Sie die Zuordnungen für das kommende Schuljahr unter Verwaltung -> Import-Schnittstelle im Reiter Zuordnen durch, bevor Sie den Schuljahreswechsel auf Escola durchführen.

Scolaris

Grundsätzlich kann der Schuljahreswechsel auf Escola unabhängig von Scolaris vorbereitet und durchgeführt werden. Je nach Zeitpunkt des Schuljahreswechsels sind folgende Punkte zu beachten. Wir empfehlen, den SJW auf Escola und den SJW in Scolaris möglichst zeitnah auszuführen, da Escola und Scolaris im gleichen Schuljahr sein müssen, damit eine Synchronisation möglich ist.

• Wurde der SJW in Scolaris ausgeführt, wird die Synchronisation bis zum SJW auf Scolaris automatisch pausiert, d.h. es werden keine neuen Schülerinnen und Schüler sowie Lehrpersonen aus Scolaris auf Escola erstellt/aktualisiert. 
• Die Synchronisation wird automatisch wieder aufgenommen, sobald der SJW in Scolaris durchgeführt wurde.
  
  

CMI Schule und iCampus

Bei CMI und iCampus gibt es das Konzept eines Schuljahreswechsels nicht. Daher ist nur zu beachten, dass in CMI / iCampus alle Daten fürs kommende Schuljahr korrekt vorbereitet sind. Das heisst, vor einem SJW auf Escola müssen die neuen Klassen und Personen in CMI / iCampus erstellt und  auf Escola zugeordnet worden sein. Sobald die Zuordnungen fürs kommende Schuljahr in der Import-Schnittstelle gemacht worden sind und auch keine Daten dabei fehlen, kann der Schuljahreswechsel durchgeführt werden.

Edis

Bei Edis findet der Wechsel an einem Stichtag (jeweils der 1. August) statt. Der Schuljahreswechsel kann bei Escola bereits vorher durchgeführt werden, wobei wir empfehlen, den Wechsel zeitnah auszuführen. 

Sollten Sie den Schuljahreswechsel auf Escola vorher ausführen wollen, müssen Sie folgendes beachten  

• Sobald der Wechsel auf Escola erfolgt, werden bis zum Stichtag keine Daten auf Escola mehr aktualisiert. Der Stand, welche Sie am Zeitpunkt vom Wechsel hatten, wird bis zum Stichtag der aktuelle sein. (Bspw.: 15. Juli SJW wird durchgeführt. 17. Juli wird Lena Müller auf Edis mutiert -> in Escola werden keine Änderungen importiert bis zum 1. August)
• Sobald der Stichtag eintrifft, werden die Daten wieder automatisch importiert und die Synchronisation wird wieder aufgenommen.

Bitte beachten Sie: Sobald der Schuljahreswechsel durchgeführt wurde, muss nochmals ein Daten-Import und Synchronisation durchlaufen, damit die Import-Schnittstelle wieder korrekte Daten erhält. Das können Sie entweder manuell machen, wenn Sie unter "Verwaltung -> Import-Schnittstelle" gehen und im Reiter "Log" auf "Daten aktualisieren klicken und anschliessend noch auf "Sync durchführen" klicken. Oder Sie warten bis zum nächsten Tag ab, wenn der tägliche automatische Sync durchläuft.

Zuordnungen fürs kommende Schuljahr

Klassenzuordnungen

Gehen Sie unter Verwaltung -> Import-Schnittstelle und wechseln sie zum Reiter «Zuordnen». Anschliessend gehen Sie weiter zum Reiter «Klassen»

Nun wählen Sie bei den Radio-Button das kommende Schuljahr aus "Schuljahr 20XX/20XX"

Die Klassen können Sie nun hier entsprechend zuordnen. Falls die Klasse noch nicht in Escola existiert, also eine  neue Planklasse erstellt werden soll, klicken Sie auf «Neue Klasse erstellen».

Die Klasse wird sogleich mit dem Namen, welchen wir von Scolaris/CMI/iCampus/Edis erhalten, erstellt. 

Falls die Klasse bereits besteht, es sich also um eine aktive aktive Klasse, welche weitergeführt wird, klicken Sie auf das Dropdown und wählen Sie die Klasse aus.

Bitte beachten: Richten Sie sich an den Namen in Klammern – die «??» davor stehen für den Namen fürs kommende Schuljahr, welches im Nachhinein gesetzt werden kann.

Wenn Sie die Zuordnung gemacht haben, können Sie unter dem Dropdown noch den Namen fürs kommende Schuljahr definieren.

Schülerzuordnungen / Personenübernahme

Gehen Sie unter Verwaltung -> Import-Schnittstelle und wechseln Sie zum Reiter «Zuordnen». Anschliessend gehen Sie weiter zum Reiter «SuS»

Nun wählen Sie das kommende Schuljahr aus «Schuljahr 20XX/20XX»

Falls mehrere Schuleinheiten vorhanden sind, werden die SuS in Schuleinheiten unterteilt angezeigt, um eine bessere Übersicht zu erhalten.

Die Zuordnungen der SuS ist nach Klassen gegliedert. Wenn Sie bestimmte SuS zuordnen wollen, müssen Sie zuerst die entsprechende Klasse aufklappen.

Die Zuordnung kann dann wie gewohnt im Dropdown erledigt werden neu erstellt werden, falls die Person in Escola noch nicht vorhanden ist. 

Die Schülerinnen und Schüler einer Klasse oder einer ganzen Schuleinheit können auch mit einem Klick erstellt werden («Alle SuS dieser Klasse neu erstellen» / «Alle SuS dieser Schuleinheit neu erstellen»). Mögliche Konflikte werden in roter Farbe dargestellt (beispielsweise, wenn eine Personen mit gleichem Namen bereits in Escola vorhanden ist).

Bitte beachten Sie: Die Zuordnung von bereits mit der Schnittstelle synchronisierten SuS ist nicht nötig – synchronisierte SuS erhalten automatisch die Zuordnung fürs kommende Schuljahr.