To-dos nach der Adminschulung Schulangebote

Die Einrichtung der Schulangebote erfordert einige Vorarbeiten und sorgfältige Planung. Die meisten Aufgaben werden dabei von den Schulangebote-Administrator:innen erledigt. Damit der Einsatz des Moduls reibungslos starten kann, sollten die folgenden Schritte beachtet werden.

INHALTSVERZEICHNIS

• 1. Vorbereitungen durch eine Administratorin oder einen Administrator
  • Personengruppe „Mitarbeitende Schulangebote“ aktualisieren
• 2. Vorbereitungen durch die Schulangebote-Admins
  • Ferien & Feriengruppen erfassen
  • Tarife erstellen (falls Verrechnung über Escola erfolgt)
  • Betreuungsfaktoren aktivieren (optional)
• 3. Aktives Einrichten
  • Kategorien erstellen
  • Angebote erfassen
  • Buchungen vornehmen
• 4. Testphase & Optimierung
  • Schulangebote ins neue Schuljahr übertragen (im Folgejahr)
• Fazit

1. Vorbereitungen durch eine Administratorin oder einen Administrator

Personengruppe „Mitarbeitende Schulangebote“ aktualisieren

Alle Personen, die Zugriff auf ein Schulangebot haben sollen (z. B. Schulbusfahrer:innen, Mittagsbetreuung oder anderes Betreuungspersonal), müssen in der Personenverwaltung die Rolle „Mitarbeitende Schulangebote“ erhalten. Diese Zuweisung kann von einer Administratorin oder einem Administrator vorgenommen werden.

→ Wie kann einer Person eine weitere Rolle zugeteilt werden? 

2. Vorbereitungen durch die Schulangebote-Admins

Ferien & Feriengruppen erfassen

• Feriengruppen erstellen (z. B. reguläre Schulferien, Feiertage, unterrichtsfreie Tage).
• Anschliessend alle Ferien und freien Tage den entsprechenden Feriengruppen zuordnen.
• Pro Angebot kann dann festgelegt werden, welche Feriengruppe für dieses Angebot gilt.

Vorteil: Bestimmte Angebote können auch an unterrichtsfreien Tagen oder in den Ferien stattfinden.

→ Ferien & Feiertage bei den Schulangeboten

Tarife erstellen (falls Verrechnung über Escola erfolgt)

• Verschiedene Tarife anlegen, die Faktoren wie Verrechnungsart, Preise oder Rabatte enthalten.
• Pro Schulangebot kann dann ein Tarif ausgewählt werden.

→ Wie funktionieren die Schulangebote-Tarife?

→ Wie werden die Preise bei den Schulangeboten berechnet?

Betreuungsfaktoren aktivieren (optional)

• Falls notwendig, können für bestimmte Gruppen (z. B. Kindergarten-Kinder) Betreuungsfaktoren hinterlegt werden.
• Diese werden in der Planungsübersicht berechnet, um den Personalbedarf für ein Angebot zu ermitteln.
• Verknüpfung mit dem Modul „Sonderpädagogische Massnahmen“ möglich.

3. Aktives Einrichten

Kategorien erstellen

• Kategorien dienen der Organisation der Schulangebote (z. B. „Transport“, „Mittagessen“, „Freizeitangebote“).
• Alternativ können Kategorien auch Standorte sein.

Achtung: Kategorien können nur noch umbenannt  aber nicht mehr gelöscht werden, sobald in einer Kategorie ein Angebot erfasst wurde.

Angebote erfassen

Pro Angebot müssen folgende Angaben definiert werden:

• Verrechnung (Tarif)
• Feriengruppe
• Sichtbarkeit und Zugriffsrechte
• Anfangs- und Enddatum
• Verantwortliche Betreuungspersonen
• Optional: Eigene Checkboxen für zusätzliche Informationen
• Abmeldefrist für Eltern

→ Wie erfasse ich ein Schulangebot für den Hort (Admins)

Buchungen vornehmen

Buchungen werden pro Teilnehmer:in einzeln erstellt:

• Auswahl des Angebots
• Auswahl der Buchungstage
• Buchungsvariante festlegen
• Rabatte oder Buchungs- und Verwaltungsnotizen hinzufügen

Wichtiger Hinweis:

Die manuelle Buchung kann zeitaufwendig sein. Daher empfiehlt sich langfristig der Einsatz vom Buchungsportal (Zusatzmodul), damit Eltern Anmeldungen direkt selbst erfassen können und diese von Schulangebote-Administrator:innen direkt in Buchungen verarbeitet werden können.

Ein Excel-Import ist nicht möglich, da bei jeder Buchung spezifische Angaben erforderlich sind, die in einer Tabelle nicht abgebildet werden können.

4. Testphase & Optimierung

Überprüfung der Einstellungen

• Testweise eine Rechnung erstellen (falls Modul Rechnungsstellung aktiviert ist).
• Kontrolle aus Sicht einer Betreuungsperson:
• Hat sie Zugriff auf die richtigen Angebote?
• Sieht sie alle relevanten Daten der Teilnehmenden?

Schulangebote ins neue Schuljahr übertragen (im Folgejahr)

• Bestehende Schulangebote duplizieren und das Start- und Enddatum automatisch um ein Jahr verschieben.
• Buchungen von Teilnehmenden oder Leitenden können dabei übernommen werden – entweder für die gesamte Laufzeit oder nur für bestimmte Zeiträume.

Fazit

Nach der Adminschulung sind einige Vorbereitungen notwendig, um die Schulangebote optimal einzurichten. Durch sorgfältige Planung und Tests wird sichergestellt, dass alle Beteiligten – von Betreuungspersonal bis Eltern – reibungslos mit dem Modul arbeiten können.