Private Dokumentablage einrichten und verwalten (Admin)

In diesem Artikel erfährst du, wie du die private Dokumentablage für deine Schuleinheit konfigurierst, den Zugriff für verschiedene Personengruppen steuerst und Speicherplatz-Limite festlegst.

INHALTSVERZEICHNIS

• Welche Funktionen umfasst die private Dokumentablage?
• Ansicht und Navigation
• Dokumente editieren
• Wie wird der Speicherplatz und Zugriff für Personengruppen konfiguriert?
  • Wie wird eine spezielle Speicherplatz-Zuteilung für einzelne Personen vorgenommen?

Welche Funktionen umfasst die private Dokumentablage?

Das Modul "Dokumente" bietet einen geschützten Raum für persönliche Dateien. Während die Verwaltung der globalen Ordnerstruktur im normalen Editier-Modus erfolgt, können Administrator:innen im Bereich "Einstellungen private Dokumentablage" genaue Vorgaben darüber machen, wer eine eigene Dokumentablage verwenden darf und wie viel Speicherplatz den einzelnen Benutzer:innen zur Verfügung steht.

Ansicht und Navigation

In der Registerkarte Dokumente: Ansicht können Lehrpersonen und Admins auf die hinterlegte Ordnerstruktur zugreifen. Hier findest du beispielsweise Kategorien wie:

• Top 10 Downloads

• Escola-Produkte

• Organisation

• Bereich Bildung

Über das Suchfeld unterhalb der Ordnerliste kannst du schnell nach spezifischen Dateinamen suchen.

Dokumente editieren

Der Reiter Dokumente: editieren ist ausschliesslich für Administrator:innen sichtbar und bedienbar. Hier können folgende Aktionen durchgeführt werden:

• Ordnerstruktur anpassen: Neue Ordner erstellen, umbenennen oder löschen.

• Dateimanagement: Dokumente hochladen, verschieben oder aus der Ablage entfernen.

Wie wird der Speicherplatz und Zugriff für Personengruppen konfiguriert?

Um die grundlegenden Berechtigungen und Speicherplatz-Kontingente für die Schuleinheit festzulegen, gehe in den Einstellungen der privaten Dokumentablage wie folgt vor:

• Standard-Speicherzuteilung festlegen: Trage im oberen Feld bei "Standard-Speicherzuteilung der privaten Dokumentablage" den allgemeinen Wert in Megabyte (MB) ein, der standardmässig für alle Konten gelten soll (z. B. "500" MB). Klicke direkt darunter auf den Link "speichern", um den Basiswert zu sichern.
• Zugriff erlauben oder sperren: In der Tabelle findest du eine Auflistung aller verfügbaren Personengruppen (wie z. B. "Schüler:innen Primarschule" oder "Lehrpersonen Sekundarschule"). Setze in der Spalte "Zugriff" ein Häkchen, um die private Dokumentablage für die jeweilige Gruppe freizuschalten. Bleibt das Kästchen leer, hat diese Personengruppe keinen Zugriff auf eine private Ablage.
• Speicherplatz pro Gruppe anpassen: Trage in der Spalte "Speicherplatz" den gewünschten Maximalwert in MB ein, um das Kontingent für die gesamte Personengruppe individuell zu beschränken (z. B. "200" MB für Schüler:innen und "500" MB für Lehrpersonen).

Wie wird eine spezielle Speicherplatz-Zuteilung für einzelne Personen vorgenommen?

Sollten einzelne Lehrpersonen oder Schüler:innen (beispielsweise für grössere Projekte oder administrative Sonderaufgaben) mehr Speicherplatz benötigen, als für ihre gesamte Personengruppe vorgesehen ist, lässt sich dies manuell übersteuern:

• Klicke in der oberen Maske auf "spezielle Speicherplatz-Zuteilung für einzelne Personen"

• Suche in der sich öffnenden Ansicht nach der gewünschten Person

• Weise dieser Einzelperson das benötigte, abweichende Speicherplatz-Kontingent zu und sichere die Anpassung