To-dos nach der Adminschulung: Wichtige Aufgaben und interne Klärungen

In der Adminschulung zum Schulmanager werden zentrale Funktionen vermittelt, die für die tägliche Arbeit von Administrator:innen wesentlich sind. Diese Liste gibt einen Überblick über die typischen Inhalte und Aufgaben für Administrator:innen, die vor der Mitarbeitenden-Schulung erledigt werden sollten. Die internen Klärungspunkte sollen dabei als Vorschläge verstanden werden, um euch anzuregen, über wichtige Themen Rücksprache zu halten und schulspezifische Entscheidungen zu treffen.

Je nach Anforderungen, Bedürfnissen oder Vertrag können bestimmte Module oder Themen entfallen oder zusätzliche hinzukommen. Die Liste ist daher nicht abschliessend. Weiterführende Informationen zu vielen Funktionen findest du in zahlreichen FAQ-Artikeln auf unserem Support-Portal, die die Funktionsweise einzelner Module detailliert erläutern.

Hinweis: Module wie Förderplanung, Schulangebote, Buchungsportal, Dokumentvorlagen, Klasseneinteilung, Anstellungen, etc., sind in der Regel nicht Teil dieser Schulung, da hierfür separate Schulungen angeboten werden.

INHALTSVERZEICHNIS

• Dashboard
  • Agenda
  • Pinboard
  • Geburtstage im Dashboard
• Personenverwaltung
• Klassen / Arbeitsgruppen
  • Klassen und Arbeitsgruppen erstellen
  • Absenzen
  • Gespräche
  • Einstellung Klassenverwaltung
  • Dossier
  • Zeugnisse
  • Stundenplan
• Messenger
• Eltern / SuS-Zugriff
• Ressourcen-Verwaltung
• Allgemeines

Dashboard

Aufgaben:

Agenda

• Agenda-Kategorien erstellen
• Bei Bedarf Vertrauenspersonen für die Agenda im Control Panel festlegen
• Im Control Panel definieren, ob Haupt-Admin/Superadmin Benachrichtigungen bei Agenda-Anträgen erhält

Pinboard

• Pinboard-Kategorien erstellen

Geburtstage im Dashboard

• Anzeigeoptionen im Control Panel für Geburtstage der Schüler:innen und Mitarbeitenden anpassen.

Interne Klärung:

• Welche Inhalte sollen in der Agenda veröffentlicht werden? → FAQ
• Wer benötigt Zugriff auf die Klassenagenda?
• Welche Inhalte sollen im Pinboard veröffentlicht werden? → FAQ
• Sollen Geburtstage im Dashboard angezeigt werden? → FAQ

Personenverwaltung

Aufgaben

• Personengruppe definieren oder anpassen → FAQ
• Rollen zuweisen → FAQ
• Zugriff auf Schüler:innen und Bezugspersonen sowie andere Personengruppe pro Personengruppe einstellen → Video
• Berechtigungen für Klassenlehrpersonen und Nicht-Admins anpassen
• Verhalten bei Eintritts- und Austrittsdaten definieren → FAQ
• Sensitive Felder markieren → FAQ
• Personen erfassen und Personendaten einpflegen (manuell oder per import)
• Logindaten versenden → FAQ
• Willkommensnachrichten für Eltern/Bezugspersonen generieren → FAQ

Interne Klärung

• Welche Personengruppen sollen Leserechte in der Personenverwaltung haben?
• Welche Daten sollen in Escola erfasst werden?
• Sind zusätzliche Felder notwendig? → FAQ
• Wer erhält Admin-Rechte?

Klassen / Arbeitsgruppen

Aufgaben:

Klassen und Arbeitsgruppen erstellen

• Klassen erfassen → FAQ
• Arbeitsgruppen erfassen und Schüler:innen zuteilen → FAQ
• Mitarbeitende den Klassen / Arbeitsgruppen zuordnen → FAQ
• Zugriffsrechte pro Zuordnung festlegen → FAQ

Absenzen

• Abweichungen zur Standard-Jokertage-Konfiguration (2 pro Schuljahr) an Escola melden → FAQ
• Absenzreglement im Control Panel pro Schuleinheit hochladen → FAQ
• Bei Bedarf Absenzverwalter:in im Control Panel definieren

Gespräche

• Gesprächsvorlagen pro Schuleinheit im Control Panel erstellen → FAQ

Einstellung Klassenverwaltung

• Bei Bedarf Navigationspunkte pro Klasse deaktivieren

Dossier

• Dossier-Kategorien im Control Panel pro Schuleinheit anpassen
• Einstellungen zu den ALS-Empfehlungen im Control Panel definieren → FAQ

Zeugnisse

• Zeugnisfächer zuordnen → FAQ
• Standort- und Zeugnis-Einstellungen definieren → FAQ

Stundenplan

• Lektionszeiten erfassen → FAQ
• Abkürzungen bei Mitarbeitenden eintragen → FAQ
• Einstellung im Control Panel definieren, ob Lehrpersonen den Stundenplan selbst eintragen dürfen
• Stundenpläne erstellen → Webinar zur Stundenplanung

Interne Klärung

• Wer benötigt Zugriff auf welche Klassen oder Arbeitsgruppen?
• Welche Arbeitsgruppen sollen erstellt werden? → FAQ
• Wird das Escola-Stundenplansystem genutzt oder wird ein Bild / PDF hochgeladen? 

Messenger

Aufgaben:

• Standard-Message-Typ im Control Panel festlegen
• Berechtigungen für den Gruppenwähler pro Personengruppe definieren → FAQ
• Pro Personengruppe definieren, ob Personen von allen kontaktiert werden dürfen

Interne Klärung:

• Soll der Messenger auch für interne Kommunikation verwendet werden?

Eltern / SuS-Zugriff

Aufgaben:

• Einstellung im Control Panel pro Schuleinheit und Klasse vornehmen

Interne Klärung:

• Wann und von wem wird die Willkommensnachricht versendet?
• Wie wird die Willkommensnachricht versendet (Mail oder PDF)?
• Welche Module sollen Eltern freigegeben werden? → FAQ
• Wo können sich Eltern bei Fragen melden?

Ressourcen-Verwaltung

Aufgaben:

• Ressourcen-Admin festlegen  → FAQ
• Kategorien und Ressourcen erfassen
• Ressourcenzeiten den Lektionszeiten zuordnen

Interne Klärung:

• Wie werden Ressourcen reserviert, wenn sie externen Personen zur Verfügung stehen
• Welche Ressourcen (Räume, Geräte, Personen) sollen erfasst werden? → FAQ

Allgemeines

• Ansprechpersonen im Control Panel festlegen → FAQ
• Einstellungen für weitere im Vertrag enthaltene Module treffen (z.B. Abwesenheiten, Zeiterfassung, Kursverwaltung, etc. )