Exporte & Synchronisationen: Übersicht

In Escola stehen verschiedene Exporte zur Verfügung. Für einfache Exporte z.B. von Adressen, SuS-Daten, Telefonlisten, Gesundheitskarten, Schabi- und BeAxi-Exportlisten können unsere Standardexporte genutzt werden. Mehr dazu erfahren Sie in unserem ArtikelWie kann ich Daten exportieren, u.a. Telefonalarm, Personenliste, Login-Liste, Adressliste, Schabi-CSV?

Übersicht

Escola bietet Exporte & Synchronisationen für spezifische Systeme an. Escola kann selektiv und abhängig vom gewählten System SuS, Lehrpersonen, Klassen & Arbeitsgruppen exportieren oder synchronisieren. In folgendem Artikel erhalten Sie einen Überblick über die verschiedenen Export- und Synchronisationsmöglichkeiten und lernen, wie Sie unabhängig vom Export-Typ (Apple School Manager (ASM), Microsoft School Data Sync (Ms SDS), anykey eWolke, netbiblio oder Google Users Export) einen Export konfigurieren. Zugriff auf Exporte & Synchronisationen haben Administratoren in Einschulsystemen sowie Superadministratoren in Mehrschulsystemen.

1. Liste unserer Exporte & Synchronisationen 
   
2. Wie erstelle ich einen neuen Export?
3. Wie definiere ich, was exportiert werden soll (SuS, LPs, Klassen & Arbeitsgruppen)?
4. Wie sehe ich, ob eine einzelne Person synchronisiert wird?
5. Unterschied zw. Export und Synchronisation
6. Bestehende IDs: Was muss ich tun, wenn im Zielsystem bereits SuS & LP-Accounts oder Klassen existieren?
7. Möglichkeit zur Anbindung an Umsysteme (Technische Spezifikationen)
   
   

1. Liste unserer Exporte & Synchronisationen

2. Wie erstelle ich einen neuen Export?

Administratoren (Einschulsysteme) und Superadministratoren (Mehrschulsysteme) finden die verschiedenen Exporte und Synchronisationen unter Verwaltung > Personen im Reiter Exporte & Synchronisationen. Wählen Sie dort das gewünschte System (bzw. die Exportmöglichkeit) aus. In der Tabelle erscheint dann ihr Export. Sie können mehrere Instanzen von einem Typ erstellen (z.B. mehrere Instanzen des ASM sind oft bei Mehrschulsytemen in Betrieb).

3. Wie definiere ich, was exportiert oder synchronisiert werden soll (SuS, LPs, Klassen & Arbeitsgruppen)?

Nachdem Sie den Export für ein gewünschtes System erstellt haben, können Sie entscheiden, welche Daten Sie aus Escola dem Zielsystem zur Verfügung stellen möchten. 

3.1 Klassen- und SuS-Daten 

• Wählen Sie im Bereich Klassen die gewünschte Schuleinheit aus, für welche Sie Daten exportieren/synchronisieren möchten.
  
  
• Sie möchten Klassen und SuS exportieren/synchronisieren:
  Aktivieren Sie den Klassen-Schalter bei den gewünschten Klassen, um die Klasse (bzw. Klassenname) zu synchronisieren/exportieren. Aktivieren Sie den SuS-Schalter, um auch alle SchülerInnen der Klasse zu exportieren. Bei aktiviertem SuS-Schalter wird jeder neue SuS aus dieser Klasse automatisch mit dem jeweiligen System synchronisiert.
  
  

• Sie möchten keine Klassen, sondern nur die SuS exportieren/synchronisieren:
  Deaktivieren Sie den Klassen-Schalter und aktivieren Sie den SuS-Schalter. Bei aktivierten SuS-Schalter wird jeder neue SuS aus dieser Klasse automatisch mit dem jeweiligen System synchronisiert.
  
  
  
  
• Sie möchten einzelne SuS aus dem Export / der Synchronisation ausschliessen:
  Klicken Sie neben dem SuS-Schalter auf die Anzahl der SuS. Ein neues Modal erscheint. Hier können Sie die jeweiligen SuS deaktivieren. Diese SuS sind nun ausgeschlossen von der Synchronisation / vom Export.
  
  Modal:
  
  Anzeige nach Deaktivierung einzelner SuS:
  
  
  
• Sie möchten nur vereinzelte, ausgewählte SuS exportieren/synchronisieren, unabhängig von der Klasse:
  Sie möchten weder Klassenname noch die SuS einer Klasse synchronisieren? Deaktivieren Sie beide Schalter und wählen einzelne SuS im Modal aus. Nur diese SuS werden synchronisiert/exportiert. Sollten neue SuS in die Klasse kommen werden diese nicht synchronisiert.
  
  

3.2 Arbeitsgruppen 

• Wählen Sie im Bereich Arbeitsgruppen die gewünschte Schuleinheit aus, für welche Sie Daten exportieren möchten. Aktivieren Sie den Schalter bei den gewünschten Arbeitsgruppen.
  
  
  
• Achtung: Alle SuS, die bei bei den Klassen mit dem SuS-Schalter ausgewählt wurden, werden im Export der Arbeitsgruppe berücksichtigt. Falls eine Schülerin oder ein Schüler bei den Klassen deaktiviert ist, wird diese/r auch nicht in den Arbeitsgruppen exportiert/synchronisiert. Kontrollieren Sie die aktivierten/deaktivierten Schülerinnen und Schüler mit einem Klick auf SuS.
  
  

3.3 Lehrpersonen 

• Schalter aktiv: Wählen Sie im Bereich Lehrpersonen die gewünschte Schuleinheit aus und klicken Sie dann auf den entsprechenden Schalter um die Daten im Export miteinzubeziehen. Sie können Lehrpersonen aus dem Export ausschliessen, indem Sie auf die Anzahl Lehrpersonen neben dem Schalter klicken.
  
  
  Modal für die Aktivierung/Deaktivierung einzelner LP:
  
  
  
• Schalter inaktiv: Wenn der Schalter deaktiviert ist, können noch immer einzelne LP exportiert werden. Nur diese LP werden dann synchronisiert/exportiert. Sollten neue LP in die Schuleinheit hinzukommen werden diese nicht synchronisiert bei deaktivierten Schalter.
  
  

4. Wie sehe ich, ob eine einzelne Person synchronisiert wird?

4.1 Ansicht direkt bei Exporte & Synchronisationen

Klicken Sie direkt bei den Klassen, Arbeitsgruppen oder Lehrpersonen in die Übersicht und schauen Sie, ob die gewünschte Person aktiviert ist.

4.2 Ansicht in der Personenverwaltung

Gehen Sie in auf Verwaltung > Personen > wählen Sie die gewünschte Person aus. Klicken Sie auf Sync / Export. Dort finden Sie alle relevanten Informationen, mit welchem System diese Person synchronisiert wird oder in welcher Exportliste diese Person vorhanden ist.

5. Unterschied zwischen Export und Synchronisation

5.1 Export

Exportieren von Daten aus Escola zum Zweck der Weiterverarbeitung in einem anderen Softwaresystem. Nachdem ein Export für ein Zielsystem erstellt und konfiguriert wurde, kann mit Klick auf den Download-Button die Export-Datei heruntergeladen werden. Ein Import im Zielsystem (z.B. Microsoft School Data Sync) erfolgt mit unserer Hilfe (kontaktieren Sie uns via support@escola.com), einem Escola-Partner oder selbstständig durch den TICTS/PICTS Ihrer Schule.

5.2 Synchronisation

Periodischer Abgleich der Daten aus Escola mit einem anderen System. Nachdem ein Export für ein Zielsystem erstellt und konfiguriert wurde, kann mit Klick auf den Synchronisations-Button die tägliche Synchronisation aktiviert werden oder manuell ausgelöst werden («Jetzt synchronisieren»-Button). Mit einer Synchronisation kann sichergestellt werden, dass zum Beispiel neue Lehrpersonen, Schüler oder SuS-Arbeitsgruppen-Zuteilungen während dem Schuljahr im Apple School Manager nicht manuell nachgetragen werden müssen.

6. Bestehende IDs: Was muss ich tun, wenn im Zielsystem bereits SuS & LP-Accounts existieren?

6.1 Eine ID besteht schon in den Systemen:

Falls im Apple School Manager (ASM), Microsoft School Data Sync (MS SDS) oder anykey eWolke bereits Personen erfasst wurden, kann Escola diese Personen mit in die Synchronisation oder den Export einschliessen, ohne dass doppelte Personen oder Klassen im Zielsystem erstellt werden. Dazu muss bei den entsprechenden Personen auf Escola beim Export die Bestehende ID des Zielsystems gesetzt werden.

Falls dies in Ihrer Schule der Fall ist, respektive im Zielsystem bereits bestehende Nutzer manuell oder über eine andere Schulverwaltungslösung erfasst wurden, kontaktieren Sie uns via support@escola.com bevor Sie einen Escola Export im Zielsystem (z.B. MS SDS) verarbeiten oder eine automatische Synchronisation starten (z.B. ASM). Wir unterstützen Sie gerne und kontrollieren die bestehenden Daten des Zielsystems mit den von Escola generierten Daten. So können wir sicherstellen, dass z.B. keine SuS-Accounts deaktiviert werden oder unnötigerweise neu erstellt werden.

6.2 Sie möchten eine bestehende ID bei einzelnen Personen oder Klassen setzen:

Klicken Sie bei der gewünschten Lehrperson oder dem gewünschten Schülerin oder Schüler neben der Klasse auf SuS bzw. LP. Im Modal sehen Sie ein Eingabefeld für eine Bestehende ID. In dieses Textfeld kopieren Sie die Bestehende ID aus dem Zielsystem. Details zu den ID-Nummern finden Sie in den jeweiligen FAQ-Artikeln zum Apple School Manager (ASM), Microsoft School Data Sync (MS SDS) oder anykey eWolke.

7. Möglichkeit zur Anbindung an Umsysteme (Technische Spezifikationen)

Unsere Export-Modul bietet grundsätzlich die Mögllichkeit, jegliche Daten aus Escola an Umsysteme zu liefern. Die Daten können im gewünschten Formate (bspw. JSON, XML, CSV) aufbereitet werden und vom Umsystem via Push oder Pull abgeholt werden. 

6.1 Push

Escola liefert die Daten periodisch an das Umsystem. Der zeitlichen Rhythmus der Lieferung kann via crontab  von der Schule definiert werden. Jede Lieferung wird protokolliert, auch das gesendete Datenpaket wird als Archiv gespeichert und nach einem Jahr gelöscht. Der Endpoint ist entweder ein SFTP-Server, den Escola oder das Umsystem zur Verfügung stellt oder eine https-URL des Umsystems. Falls die Daten an eine URL gesendet werden, wird vorgängig mit dem Umsystem eine ClientId und ein Secret ausgetauscht, um eine sichere Übertragung zu gewährleisten. Zusätzlich zur automatisierten Lieferung kann die Schule jederzeit manuell eine Übertragung zum Umsystem auslösen.

6.1 Pull

Das Umsystem erhält eine https-URL von Escola, um die Daten periodisch abzuholen. Vorgängig wird mit dem Umsystem eine ClientId und ein Secret ausgetauscht, um eine sichere Übertragung zu gewährleisten. Jeder Zugriff des Umsystem auf den Endpoint der Schule wird protokolliert, auch das gesendete Datenpaket wird als Archiv gespeichert und nach einem Jahr gelöscht. Es ist möglich, die Zugriffe auf fixe IPs zu beschränken, indem die Schule eine Whitelist in der Konfiguration des Exports führt (Geofencing). Zusätzlich kann konfiguriert werden, wie oft und in welchem Rhythmus die API vom Umsystem abgerufen werden kann, bevor sie die Abfrage verweigert (Throtting).

Lesen Sie folgenden Artikel, falls Sie als Umsystem interessiert an unserer Import-API (Umsystem als Datenlieferant) sind.