Übersicht

In diesem Artikel lernen Sie, Schülerinnen und Schüler, Lehrpersonen, Klassen & Arbeitsgruppen von Escola für den Microsoft School Data Sync aufzubereiten, um diesen anschliessend für Ihren Microsoft Tenant nutzen zu können. Für die Benutzer wird automatisch eine entsprechende Microsoft-Identität (Account) angelegt. Im Microsoft Admincenter kann später definiert werden, dass z.B. die Klassen und sogar Arbeitsgruppen als Teams für Microsoft Teams automatisch erstellt werden. Dies spart nicht nur Einrichtungsaufwand, sondern erlaubt auch schnelle Wechsel innerhalb der Teams, da diese automatisch aufgrund der in Escola definierten Zugehörigkeiten erfolgen. Ebenso können Sie mehrere Instanzen des MS 365 SDS in Escola erstellen (mehrere Instanzen sind z.B. oft bei Mehrschulsytemen in Betrieb).


Lesen Sie unseren Artikel Exporte & Synchronisationen: Übersicht, um zu erfahren, wie Sie einen Export erstellen oder definieren was exportiert werden soll (SuS, LPs, Klassen & Arbeitsgruppen). Zugriff auf Exporte & Synchronisationen haben Sie als Administrator in Einschulsystemen sowie Superadministrator in Mehrschulsystemen unter Verwaltung > Personen > Exporte & Synchronisationen.

  1. Einrichten eines Synchronisierungsprofils / Zusammenarbeit mit einem externen Partner
  2. Export-Einstellungen
  3. Übersicht der Export-Dateien
  4. Was muss ich beachten, wenn ich bereits bestehende Personen im Microsoft Tenant erfasst habe?
  5. Synchronisation oder Upload der Export-Dateien


1. Einrichten eines Synchronisierungsprofils

Der Export sowie die Synchronisation zum Microsoft School Data Sync beinhaltet sechs CSV-Dateien. Um diese von Escola generierten Dateien manuell hochzuladen, muss in Ihrem Microsoft Tenant ein Synchronisierungsprofil erstellt werden. Escola empfiehlt für diese Aufgabe Kontakt mit einem externen Partner aufzunehmen. Empfehlen können wir an dieser Stelle einer unserer beiden Microsoft-Partner anykey oder ISE AG.



2. Export-Einstellungen

Fügen Sie auf Escola einen neuen Microsoft SDS-Export hinzu. Klicken Sie beim neu erstellen Export auf das Zahnrad, um zu den Export-Einstellungen zu gelangen. 


2.1 Einstellungen für Schülerinnen und Schüler


OptionBeschreibungOptionen
BenutzernamenWählen Sie, wie Escola die Benutzernamen der SuS generieren soll.vorname.nachname
nachname.vorname
Escola Benutzername
Email*
PasswörterSie haben die Möglichkeit, für jeden SuS ein zufälliges Passwort  mit einer festgelegten Zeichenanzahl zu generieren oder Sie setzen ein Standard-Passwort für alle Schülerinnen und Schüler.Zufälliges Passwort (4,6,8 Zeichen)
Standard-Passwort (Textfeld)


2.2 Einstellungen für Lehrpersonen


OptionBeschreibungOptionen
BenutzernamenWählen Sie, wie Escola die Benutzernamen der Lehrpersonen generieren soll.vorname.nachname
nachname.vorname
Escola Benutzername
Email*
PasswörterSie haben die Möglichkeit, für jede Lehrperson ein zufälliges Passwort  mit einer festgelegten Zeichenanzahl zu generieren oder Sie setzen ein Standard-Passwort für alle Schülerinnen und Schüler.
Zufälliges Passwort (4,6,8 Zeichen)
Standard-Passwort (Textfeld)


* Falls Sie die Option «E-Mail» auswählen, müssen Sie eine Alternative (vorname.nachname, nachname.vorname oder Escola Benutzername) festlegen. Wenn bei einer Person keine Email hinterlegt ist, wird so im Export die Alternative ausgegeben.


3. Übersicht der Export-Dateien

Nachdem Sie definiert haben, welche Schülerinnen und Schüler, Lehrpersonen und Klassen exportiert werden sollen, können Sie auf das Download-Symbol klicken, um die Export-Dateien herunterzuladen. Der Export für den Microsoft School Data Sync beinhaltet sechs CSV-Dateien, die gemäss Anleitung von Microsoft als Zip bereitgestellt werden. Die genaue Spezifikation von Microsoft finden Sie über den folgenden Link: https://docs.microsoft.com/de-de/schooldatasync/school-data-sync-format-csv-files-for-sds


3.1 School.csv
Als 'School' werden alle aktiven Schuleinheiten exportiert.

Spaltenname ExportGelieferter WertBeispiel
SIS IDEindeutiges Escola-Präfix und eindeutige ID der Schuleinheitescola-school-1
NameName der SchuleinheitMusterlingen



3.2 Section.csv
Als 'Section' werden alle im Export ausgewählten Klassen- und Arbeitsgruppen exportiert.

Spaltenname ExportGelieferter WertBeispiel
SIS IDEindeutiges Escola-Präfix und eindeutige ID der Klasse- oder Arbeitsgruppe. escola-class-2  oder  escola-group-3
School SIS IDDie SIS ID der zugewiesenen Schuleinheit (siehe School.csv)escola-school-1
Section NameName der Klasse oder Arbeitsgruppe2A Kuenzli



3.3 Teacher.csv
Als 'Teacher' werden alle im Export ausgewählten Lehrpersonen exportiert.

Spaltenname ExportGelieferter WertBeispiel
SIS IDEindeutiges Escola-Präfix und eindeutige ID der Lehrpersonescola-teacher-1 oder den Wert der definierten, bestehenden ID
School SIS IDDie SIS ID der zugewiesenen Schuleinheit (s. School.csv)escola-school-1
First NameRelevanter Vorname der LehrpersonKarla
Last NameRelevanter Nachname der LehrpersonMüller
Teacher Numberwird leer geliefert
Secondary EmailHaupt-Email der Lehrperson (sollte die Office 365 Email-Adresse sein)karla.mueller@schule-musterlingen.ch
Usernamewird nach dem konfigurierten Schema in Kapitel 2.1 geliefertkarla.mueller oder mueller.karla oder muellerk (Escola Benutzername) oder karla.mueller@musterhaushalt.ch
PasswordEine zufällige Zeichen- und Zahlenfolge, die bei jedem Export neu generiert wird oder ein gesetztes Standardpasswort. Beides wird in Kapitel 2.1 konfiguriert.ç")JAOP8



3.4 Student.csv
Als 'Student' werden alle im Export ausgewählten Lehrpersonen exportiert.

Spaltenname ExportGelieferter WertBeispiel
SIS IDEindeutiges Escola-Präfix und eindeutige ID des SuSescola-student-1 oder den Wert der definierten, bestehenden ID
School SIS IDDie SIS ID der zugewiesenen Schuleinheit (s. School.csv)escola-school-1
First NameRelevanter Vorname des SuSLena
Last NameRelevanter Nachname des SuSMüller
Gradewird leer geliefert
Secondary EmailHaupt-Email der Lehrperson (sollte die Office 365 Email-Adresse sein)lena.mueller@schule-musterlingen.ch
Birthdaywird leer geliefert
Usernamewird nach dem konfigurierten Schema in Kapitel 2.1 geliefertkarla.mueller oder mueller.karla oder muellerk (Escola Benutzername) oder karla.mueller@musterhaushalt.ch
PasswordEine zufällige Zeichen- und Zahlenfolge, die bei jedem Export neu generiert wird oder ein gesetztes Standardpasswort. Beides wird in Kapitel 2.1 konfiguriert.ç")JAOP8


3.5 TeacherRoster.csv

In dieser Datei werden alle Lehrpersonen und Fachlehrpersonen den Klassen oder Arbeitsgruppen zugewiesen.

 

Spaltenname ExportGelieferter WertBeispiel
Section SIS IDDie SIS ID der jeweiligen Klasse oder Arbeitsgruppe (s. Section.csv)escola-class-1
SIS IDDie SIS ID der jeweiligen Lehrperson (siehe Teacher.csv)escola-teacher-1



3.6 StudentEnrollment.csv
Die Zuweisung der Schüler zu den jeweiligen Klassen und Arbeitsgruppen erfolgt in dieser Datei.

Spaltenname ExportGelieferter WertBeispiel
Section SIS IDDie SIS ID der jeweiligen Klasse oder Arbeitsgruppe (s. Section.csv)escola-class-1
SIS IDDie SIS ID des jeweiligen Schülers (siehe Student.csv)escola-student-1



4. Was muss ich beachten, wenn ich bereits bestehende Personen im Microsoft Tenant erfasst habe?

Falls Sie bereits bestehende Nutzer (SuS/LP-Accounts) manuell oder über eine andere Schulverwaltungslösung im Microsoft Tenant erfasst haben und diese Person neu auch von Escola geliefert wird, müssen Sie diese bestehenden Personen mit der Person von Escola über eine bestehende ID auf Escola verbinden. Nachzulesen hier


Falls Sie eine grosse Anzahl an bestehenden Accounts im Microsoft Tenant erfasst haben, kontaktieren Sie uns. Wir helfen Ihnen dabei, die bestehenden IDs automatisiert in den Export zu übertragen und können so sicherstellen, dass keine doppelten Accounts im Microsoft School Data Sync erstellt werden: support@escola.com


5. Synchronisation oder Upload der Export-Dateien 

Falls Sie alles konfiguriert haben, sind Sie nun bereit für die manuellen Upload der Dateien. Folgen Sie folgender Anweisung: https://docs.microsoft.com/de-de/schooldatasync/how-to-deploy-school-data-sync-by-using-csv-files


Bei Unklarheiten in diesem Zusammenhang wenden Sie sich bitte direkt an einen unserer Partner von anykey oder ISE AG.