Exporte & Synchronisationen: Microsoft 365 School Data Sync – Export und Synchronisation

Geändert am: Mi, 1 Jul, 2020 um 2:13 NACHMITTAGS

Übersicht

In diesem Artikel lernen Sie, Schülerinnen und Schüler, Lehrpersonen, Klassen & Arbeitsgruppen von Escola für den Microsoft School Data Sync aufzubereiten, um diesen anschliessend für Ihren Microsoft Tenant nutzen zu können. Für die Benutzer wird automatisch eine entsprechende Microsoft-Identität (Account) angelegt. Im Microsoft Admincenter kann später definiert werden, dass z.B. die Klassen und sogar Arbeitsgruppen als Teams für Microsoft Teams automatisch erstellt werden. Dies spart nicht nur Einrichtungsaufwand, sondern erlaubt auch schnelle Wechsel innerhalb der Teams, da diese automatisch aufgrund der in Escola definierten Zugehörigkeiten erfolgen. Ebenso können Sie mehrere Instanzen des MS 365 SDS in Escola erstellen (mehrere Instanzen sind z.B. oft bei Mehrschulsytemen in Betrieb).

Lesen Sie unseren Artikel Exporte & Synchronisationen: Übersicht, um zu erfahren, wie Sie einen Export erstellen oder definieren was exportiert werden soll (SuS, LPs, Klassen & Arbeitsgruppen). Zugriff auf Exporte & Synchronisationen haben Sie als Administrator in Einschulsystemen sowie Superadministrator in Mehrschulsystemen unter Verwaltung > Personen > Exporte & Synchronisationen.

Einrichten eines Synchronisierungsprofils / Zusammenarbeit mit einem externen Partner
Export-Einstellungen
Übersicht der Export-Dateien
Was muss ich beachten, wenn ich bereits bestehende Personen im Microsoft Tenant erfasst habe?
Synchronisation oder Upload der Export-Dateien

1. Einrichten eines Synchronisierungsprofils

Der Export sowie die Synchronisation zum Microsoft School Data Sync beinhaltet sechs CSV-Dateien. Um diese von Escola generierten Dateien manuell hochzuladen, muss in Ihrem Microsoft Tenant ein Synchronisierungsprofil erstellt werden. Escola empfiehlt für diese Aufgabe Kontakt mit einem externen Partner aufzunehmen. Empfehlen können wir an dieser Stelle einer unserer beiden Microsoft-Partner anykey oder ISE AG.

2. Export-Einstellungen

Fügen Sie auf Escola einen neuen Microsoft SDS-Export hinzu. Klicken Sie beim neu erstellen Export auf das Zahnrad, um zu den Export-Einstellungen zu gelangen.

2.1 Einstellungen für Schülerinnen und Schüler

Option	Beschreibung	Optionen
Benutzernamen	Wählen Sie, wie Escola die Benutzernamen der SuS generieren soll.	vorname.nachname nachname.vorname Escola Benutzername Email*
Passwörter	Sie haben die Möglichkeit, für jeden SuS ein zufälliges Passwort mit einer festgelegten Zeichenanzahl zu generieren oder Sie setzen ein Standard-Passwort für alle Schülerinnen und Schüler.	Zufälliges Passwort (4,6,8 Zeichen) Standard-Passwort (Textfeld)

2.2 Einstellungen für Lehrpersonen

Option	Beschreibung	Optionen
Benutzernamen	Wählen Sie, wie Escola die Benutzernamen der Lehrpersonen generieren soll.	vorname.nachname nachname.vorname Escola Benutzername Email*
Passwörter	Sie haben die Möglichkeit, für jede Lehrperson ein zufälliges Passwort mit einer festgelegten Zeichenanzahl zu generieren oder Sie setzen ein Standard-Passwort für alle Schülerinnen und Schüler.	Zufälliges Passwort (4,6,8 Zeichen) Standard-Passwort (Textfeld)

* Falls Sie die Option «E-Mail» auswählen, müssen Sie eine Alternative (vorname.nachname, nachname.vorname oder Escola Benutzername) festlegen. Wenn bei einer Person keine Email hinterlegt ist, wird so im Export die Alternative ausgegeben.

3. Übersicht der Export-Dateien

Nachdem Sie definiert haben, welche Schülerinnen und Schüler, Lehrpersonen und Klassen exportiert werden sollen, können Sie auf das Download-Symbol klicken, um die Export-Dateien herunterzuladen. Der Export für den Microsoft School Data Sync beinhaltet sechs CSV-Dateien, die gemäss Anleitung von Microsoft als Zip bereitgestellt werden. Die genaue Spezifikation von Microsoft finden Sie über den folgenden Link: https://docs.microsoft.com/de-de/schooldatasync/school-data-sync-format-csv-files-for-sds

3.1 School.csv
Als 'School' werden alle aktiven Schuleinheiten exportiert.

Spaltenname Export	Gelieferter Wert	Beispiel
SIS ID	Eindeutiges Escola-Präfix und eindeutige ID der Schuleinheit	escola-school-1
Name	Name der Schuleinheit	Musterlingen

3.2 Section.csv
Als 'Section' werden alle im Export ausgewählten Klassen- und Arbeitsgruppen exportiert.

Spaltenname Export	Gelieferter Wert	Beispiel
SIS ID	Eindeutiges Escola-Präfix und eindeutige ID der Klasse- oder Arbeitsgruppe.	escola-class-2 oder escola-group-3
School SIS ID	Die SIS ID der zugewiesenen Schuleinheit (siehe School.csv)	escola-school-1
Section Name	Name der Klasse oder Arbeitsgruppe	2A Kuenzli

3.3 Teacher.csv
Als 'Teacher' werden alle im Export ausgewählten Lehrpersonen exportiert.

Spaltenname Export	Gelieferter Wert	Beispiel
SIS ID	Eindeutiges Escola-Präfix und eindeutige ID der Lehrperson	escola-teacher-1 oder den Wert der definierten, bestehenden ID
School SIS ID	Die SIS ID der zugewiesenen Schuleinheit (s. School.csv)	escola-school-1
First Name	Relevanter Vorname der Lehrperson	Karla
Last Name	Relevanter Nachname der Lehrperson	Müller
Teacher Number	wird leer geliefert
Secondary Email	Haupt-Email der Lehrperson (sollte die Office 365 Email-Adresse sein)	karla.mueller@schule-musterlingen.ch
Username	wird nach dem konfigurierten Schema in Kapitel 2.1 geliefert	karla.mueller oder mueller.karla oder muellerk (Escola Benutzername) oder karla.mueller@musterhaushalt.ch
Password	Eine zufällige Zeichen- und Zahlenfolge, die bei jedem Export neu generiert wird oder ein gesetztes Standardpasswort. Beides wird in Kapitel 2.1 konfiguriert.	ç")JAOP8

3.4 Student.csv
Als 'Student' werden alle im Export ausgewählten Lehrpersonen exportiert.

Spaltenname Export	Gelieferter Wert	Beispiel
SIS ID	Eindeutiges Escola-Präfix und eindeutige ID des SuS	escola-student-1 oder den Wert der definierten, bestehenden ID
School SIS ID	Die SIS ID der zugewiesenen Schuleinheit (s. School.csv)	escola-school-1
First Name	Relevanter Vorname des SuS	Lena
Last Name	Relevanter Nachname des SuS	Müller
Grade	wird leer geliefert
Secondary Email	Haupt-Email der Lehrperson (sollte die Office 365 Email-Adresse sein)	lena.mueller@schule-musterlingen.ch
Birthday	wird leer geliefert
Username	wird nach dem konfigurierten Schema in Kapitel 2.1 geliefert	karla.mueller oder mueller.karla oder muellerk (Escola Benutzername) oder karla.mueller@musterhaushalt.ch
Password	Eine zufällige Zeichen- und Zahlenfolge, die bei jedem Export neu generiert wird oder ein gesetztes Standardpasswort. Beides wird in Kapitel 2.1 konfiguriert.	ç")JAOP8

3.5 TeacherRoster.csv

In dieser Datei werden alle Lehrpersonen und Fachlehrpersonen den Klassen oder Arbeitsgruppen zugewiesen.

Spaltenname Export	Gelieferter Wert	Beispiel
Section SIS ID	Die SIS ID der jeweiligen Klasse oder Arbeitsgruppe (s. Section.csv)	escola-class-1
SIS ID	Die SIS ID der jeweiligen Lehrperson (siehe Teacher.csv)	escola-teacher-1

3.6 StudentEnrollment.csv
Die Zuweisung der Schüler zu den jeweiligen Klassen und Arbeitsgruppen erfolgt in dieser Datei.

Spaltenname Export	Gelieferter Wert	Beispiel
Section SIS ID	Die SIS ID der jeweiligen Klasse oder Arbeitsgruppe (s. Section.csv)	escola-class-1
SIS ID	Die SIS ID des jeweiligen Schülers (siehe Student.csv)	escola-student-1

4. Was muss ich beachten, wenn ich bereits bestehende Personen im Microsoft Tenant erfasst habe?

Falls Sie bereits bestehende Nutzer (SuS/LP-Accounts) manuell oder über eine andere Schulverwaltungslösung im Microsoft Tenant erfasst haben und diese Person neu auch von Escola geliefert wird, müssen Sie diese bestehenden Personen mit der Person von Escola über eine bestehende ID auf Escola verbinden. Nachzulesen hier.

Falls Sie eine grosse Anzahl an bestehenden Accounts im Microsoft Tenant erfasst haben, kontaktieren Sie uns. Wir helfen Ihnen dabei, die bestehenden IDs automatisiert in den Export zu übertragen und können so sicherstellen, dass keine doppelten Accounts im Microsoft School Data Sync erstellt werden: support@escola.com

5. Synchronisation oder Upload der Export-Dateien

Falls Sie alles konfiguriert haben, sind Sie nun bereit für die manuellen Upload der Dateien. Folgen Sie folgender Anweisung: https://docs.microsoft.com/de-de/schooldatasync/how-to-deploy-school-data-sync-by-using-csv-files

Bei Unklarheiten in diesem Zusammenhang wenden Sie sich bitte direkt an einen unserer Partner von anykey oder ISE AG.