Exporte & Synchronisationen: Apple School Manager (ASM) – Export und Synchronisation

Geändert am: Mo, 22 Jul, 2024 um 12:13 NACHMITTAGS

Übersicht

In diesem Artikel lernen Sie, Schülerinnen und Schüler, Lehrpersonen, Klassen & Arbeitsgruppen von Escola mit dem Apple School Manager zu synchronisieren oder diese Daten in den Apple School Manager zu importieren. Die neuen Benutzer erhalten automatisch eine sog. «Managed Apple-ID» resp. «Verwaltete Apple-ID».

Unter anderem ist damit die Einrichtung von «Classroom» erheblich schneller, da keine Zusatzschlaufe übers MDM mehr nötig ist. Ausserdem können SuS und LP dank diesen speziellen Apple-IDs ihre Arbeitsgeräte über das datenschutzkonforme iCloud-Backup absichern (200 GB Speicher ist inklusive). Und schliesslich steht auch der Nutzung von Apple Schoolwork nichts mehr im Wege. Durch die automatisierte, tägliche Synchronisation müssen Sie sich während des Schuljahrs auch nicht mehr um Klassen- oder Arbeitsgruppenwechsel von einzelnen SuS kümmern. Ebenso können Sie mehrere Instanzen des ASM in Escola erstellen (mehrere Instanzen sind z.B. oft bei Mehrschulsytemen in Betrieb).

Lesen Sie unseren Artikel Exporte & Synchronisationen: Übersicht, um zu erfahren, wie Sie einen Export erstellen oder definieren, was exportiert werden soll (SuS, LPs, Klassen & Arbeitsgruppen). Zugriff auf Exporte & Synchronisationen haben Sie als Administrator in Einschulsystemen sowie Superadministrator in Mehrschulsystemen unter Verwaltung > Personen > Exporte & Synchronisationen.

Einrichten des Apple School Manager SFTP
Export-Einstellungen
Übersicht der Export-Dateien
Was muss ich beachten, wenn ich bereits bestehende Personen im Apple School Manager erfasst habe?
Synchronisation oder Upload der Export-Dateien
Mögliche Fehler

1. Einrichten des Apple School Manager SFTP

Der Export und die Synchronisation zum Apple School Manager beinhaltet sechs CSV-Dateien. Um diese von Escola generierten Dateien manuell hochzuladen oder eine automatische Synchronisation zwischen Escola und dem Apple School Manager zu konfigurieren, muss in beiden Fällen eine SFTP-Datenquelle auf school.apple.com eingerichtet werden. Folgen Sie dazu Apples SFTP-Anleitung zum Hochladen von Schüler-/Studenten-, Mitarbeiter- und Klassendaten im Apple School Manager.

Bitte beachten Sie, dass "CSV-Datei im Apple-Format verwenden" ausgewählt wird. Die Option "CVS-Datei im OneRooster-Format" ist nicht kompatibel mit unserer ASM-Schnittstelle.

2. Export-Einstellungen

Nach der Einrichtung der SFTP-Datenquelle, fügen Sie auf Escola einen neuen Apple-Export hinzu. Klicken Sie beim neu erstellen Apple-Export auf das Zahnrad, um zu den Export-Einstellungen zu gelangen.

2.1 Einstellungen für Schülerinnen und Schüler

Option	Beschreibung	Optionen
Benutzernamen	Wählen Sie, wie Escola die Benutzernamen der SuS generieren soll.	vorname.nachname nachname.vorname Escola Benutzername Email*
Passwort-Länge	Passwortrichtlinie für SuS. Sie haben die Möglichkeit, 4, 6 oder 8 Zeichen auszuwählen. Apple generiert dann für die Schülerinnen und Schüler ein Passwort in der Länge des gesetzten Wertes mit alphanumerischen Zeichen.	4 Zeichen 6 Zeichen 8 Zeichen

2.2 Einstellungen für Lehrpersonen

Option	Beschreibung	Optionen
Benutzernamen	Wählen Sie, wie Escola die Benutzernamen der Lehrpersonen generieren soll.	vorname.nachname nachname.vorname Escola Benutzername Email*

* Falls Sie die Option «E-Mail» auswählen, müssen Sie eine Alternative (vorname.nachname, nachname.vorname oder Escola Benutzername) festlegen. Wenn bei einer Person keine E-Mail hinterlegt ist, wird so im Export die Alternative ausgegeben.

2.3 Einstellungen zur Synchronisation mit dem Apple SFTP

Falls Sie die automatische Synchronisation mit dem Apple SFTP aktivieren möchten, setzen Sie die entsprechenden SFTP-Werte für URL, Username und Passwort. Sie finden die Zugangsdaten auf school.apple.com unter Einstellungen > Datenquelle > SFTP

Option	Beschreibung	Fiktive Werte
SFTP URL	URL aus dem Apple School Manager	upload.appleschoolcontent.com
SFTP Username	Username aus dem Apple School Manager	numerischerWert@sftp.apple.com
SFTP Passwort	Passwort aus dem Apple School Manager	"*ç%&UIN

Klicken Sie auf Verbindung testen, um zu prüfen ob eine Verbindung zum SFTP hergestellt werden konnte. Erscheint die Meldung Verbindung OK, dann konnte Escola erfolgreich mit dem Apple SFTP verbinden. Erscheint die Meldung Verbindung fehlgeschlagen, dann kontrollieren Sie die eingegebenen Verbindungsdaten. Falls es Ihnen nicht gelingt, eine Verbindung herzustellen, kontaktieren Sie unseren Support via support@escola.com.

3. Übersicht der Export-Dateien

Nachdem Sie definiert haben, welche Schülerinnen und Schüler, Lehrpersonen und Klassen exportiert werden sollen, können Sie auf das Download-Symbol klicken, um die Export-Dateien herunterzuladen. Der Export für den ASM beinhaltet sechs CSV-Dateien, die gemäss Anleitung von Apple als ZIP (ohne Unterordner) in den Apple School Manager importiert werden können. Die genaue Spezifikation von Apple finden Sie über den folgenden Link: https://support.apple.com/de-de/HT207029

3.1 locations.csv

Als 'Location' werden alle aktiven Schuleinheiten exportiert.

Spaltenname ASM-Export	Gelieferter Wert	Beispiel
location_id	Eindeutiges Escola-Präfix und eindeutige ID der Schuleinheit	escola-school-1
location_name	Name der Schuleinheit	Musterlingen

3.2 courses.csv

Als 'Courses' werden alle im Export ausgewählten Klassen- und Arbeitsgruppen exportiert.

Spaltenname ASM-Export	Gelieferter Wert	Beispiel
course_id	Eindeutiges Escola-Präfix und eindeutige ID der Klasse- oder Arbeitsgruppe.	escola-class-2 oder escola-group-3
course_number	wird leer geliefert
course_name	Name der Klasse oder Arbeitsgruppe	2A Kuenzli
location_id	Die location_id der zugewiesenen Schuleinheit (s. locations.csv)	escola-school-1

3.3 staff.csv

Als 'Staff' werden alle im Export ausgewählten Lehrpersonen exportiert.

Spaltenname ASM-Export	Gelieferter Wert	Beispiel
person_id	Eindeutiges Escola-Präfix und eindeutige ID der Lehrperson	escola-teacher-1 oder den Wert der definierten, bestehenden ID
person_number	wird leer geliefert
first_name	Relevanter Vorname der Lehrperson	Karla
middle_name	wird leer geliefert
last_name	Relevanter Nachname der Lehrperson	Müller
email_address	Haupt-Email der Lehrperson	karla.mueller@schule-musterlingen.ch
sis_username	wird nach dem konfigurierten Schema in Kapitel 2.2 geliefert	karla.mueller oder mueller.karla oder muellerk (Escola Benutzername) oder karla.mueller@musterhaushalt.ch
location_id, location_id2 - location_id_15	Die location_id der zugewiesenen Schuleinheiten (siehe locations.csv)

3.4 classes.csv

Beinhaltet dieselben Klassen und Arbeitsgruppen wie in der Datei courses.csv. In dieser Datei werden zusätzlich alle Lehrpersonen und Fachlehrpersonen geliefert, die zu eine Klasse oder Gruppe zugewiesen sind.

Spaltenname ASM-Export	Gelieferter Wert	Beispiel
class_id	Eindeutiges Escola-Präfix und eindeutige ID der Klasse- oder Arbeitsgruppe.	escola-class-2
class_number	wird leer geliefert
course_id	gleicher Wert wie class_id	escola-group-3
instructor_id, instructor_id_2 - instructor_id_15	die person_id der jeweiligen Lehrpersonen (siehe staff.csv).	escola-teacher-1
location_id	Die location_id der zugewiesenen Schuleinheit (siehe locations.csv)	escola-school-1

3.5 students.csv

Als 'Student' werden alle im Export ausgewählten Schülerinnen und Schüler exportiert.

Spaltenname ASM-Export	Gelieferter Wert	Beispiel
person_id	Eindeutiges Escola-Präfix und eindeutige ID des SuS	escola-student-1
person_number	wird leer geliefert
first_name	Relevanter Vorname des SuS	Lena
middle_name	wird leer geliefert
last_name	Relevanter Nachname des SuS	Müller
grade_level	wird leer geliefert
email_address	Haupt-Email des SuS	lena.mueller@schule-musterlingen.ch
sis_username	wird nach dem konfigurierten Schema in Kapitel 2.1 geliefert	lena.mueller oder mueller.lena oder muellerl (Escola Benutzername) oder lena.mueller@musterhaushalt.ch
password_policy	wird nach dem konfigurierten Schema in Kapitel 2.1 geliefert	4, 6 oder 8
location_id, location_id_2 - location_id_15	Die location_id der zugewiesenen Schuleinheiten (siehe locations.csv)	escola_school_1

3.6 rosters.csv

Die Zuweisung der Schülerinnen und Schüler zu den jeweiligen Klassen und Arbeitsgruppen erfolgt in dieser Datei.

Spaltenname ASM-Export	Gelieferter Wert	Beispiel
roster_id	Zusammengesetzter Wert aus eindeutigem Escola-Präfix, der class_id (courses.csv) und der person_id (students.csv)	escola-roster-110370_escola-class-3
class_id	wird leer geliefert	escola_class-3
student_id	Relevanter Vorname des SuS	escola-student-1

4. Was muss ich beachten, wenn im Apple School Manager bereits Personen erfasst sind?

Falls Sie bereits bestehende Nutzer (SuS/LP-Accounts) manuell oder über eine andere Schulverwaltungslösung im Apple School Manager erfasst haben und diese Person neu auch von Escola geliefert wird, müssen Sie diese bestehenden Personen im Apple School Manager mit der Person von Escola über eine bestehende ID auf Escola verbinden. Nachzulesen hier. Zuerst aber müssen Sie herausfinden, wie sie die bestehende ID im Apple School Manager finden > siehe Kapitel 4.1

4.1 Wo finde ich die bestehende ID einer Person im Apple School Manager?

Im Apple School Manager finden Sie im Reiter Personen > Accounts eine Liste von bereits erfassten Lehrpersonen und SuS. Wählen Sie die gewünschte Person, um den Reiter mit Personen-Details anzuzeigen. In diesem Reiter findet sich das Attribut Personen-ID. Diese ID muss auf Escola bei der entsprechenden Person als bestehende ID bei einer Person hinterlegt werden. So können Sie sicherstellen, dass die Person nicht neu erstellt – sondern mit einer bestehenden Person verbunden und ab dann stetig synchronisiert wird.

Falls Sie eine grosse Anzahl an bestehenden Accounts im Apple School Manager erfasst haben, kontaktieren Sie uns. Wir helfen Ihnen dabei, die bestehenden IDs automatisiert in den Export zu übertragen. So können wir sicherstellen, dass keine doppelten Accounts im Apple School Manager erstellt werden: support@escola.com

4.2 Was passiert, wenn eine Person die Schule verlässt respektive als inaktiv erscheint?

Verlässt eine Person die Schule, wird diese auf inaktiv gesetzt und steht somit auch nicht mehr als SuS oder LP für die Synchronisation respektive Export zur Auswahl. Wird die Synchronisation oder der Export weiter ausgeführt, werden solche Personen im ASM anschliessend ebenfalls als 'Deaktivierter Account'. Solche Accounts werden nach 120 Tagen definitiv aus dem ASM entfernt.

5. Synchronisation oder Upload der Export-Dateien

Falls Sie alles konfiguriert haben, sind Sie nun bereit für die Synchronisation resp. den manuellen Upload der Dateien zum Apple School Manager. Sobald der Import bzw. die Synchronisation einmal ausgeführt wurde, sind die CSV-Files der Export-Master. Wird jedoch ein importierter Account im ASM deaktiviert oder gelöscht, kann dieser nur wieder hergestellt werden, in dem der betroffene Eintrag in Escola ausgeblendet, exportiert und danach wieder eingeblendet und erneut exportiert wird. Wenn möglich, sollten alle Aktionen wie aktivieren und deaktivieren von Lehrpersonen und Schülerinnen und Schüler in Escola vorgenommen werden und nicht direkt im ASM.

5.1 Die Synchronisation zwischen Escola und dem Apple School Manager einrichten

Falls Sie die SFTP-Zugangsdaten noch nicht eingetragen haben, holen Sie dies bitte nach. Sie können nun auf das blaue Synchronisationssymbol klicken und bestätigen dies im Modal mit synchronisieren. Die Daten werden dann automatisch zum Apple School Manager übertragen.

Möchten Sie, dass täglich um 06:30 Uhr eine automatische Synchronisation zw. Apple und Escola ausgeführt wird, aktivieren Sie den blauen Schalter.

5.2 Escola Export-Dateien manuell hochladen

Nutzen Sie ein SFTP-Programm Ihrer Wahl (z.B. Cyberduck), verbinden Sie mit den SFTP-Daten vom Apple School Manager und laden Sie unsere Export-Datei in den Ordner «dropzone».

5.3 Kontrolle

Kontrollieren Sie nach der ersten Synchronisation bzw. nach dem ersten Upload im Apple School Manager den Aktualisierungs-Status auf school.apple.com. Unter Aktivität wird Ihnen die letzte Synchronisation angezeigt. Falls Sie neben der Aktualisierung ein rotes X sehen, wurde die Aktualisierung nicht durchgeführt. Falls Sie ein oranges Ausrufezeichen sehen, konnten einige Accounts oder Klassen nicht erstellt werden. Mögliche Gründe dafür finden Sie im Kapitel 6.

Untersuchen Sie in einem solchen Fall das Protokoll, Sie können dies mit einem Klick auf «Protokolle laden» herunterladen.

6. Mögliche Fehler

Möglicher Grund, weshalb die Synchronisation/Upload nicht durchgeführt werden konnte:

Sie müssen mindestens eine Lehrperson und mindestens eine Schülerin oder einen Schüler aus Escola exportieren, sonst wird der Apple School Manager den SFTP-Upload nicht erlauben.

Möglicher Grund, weshalb einzelne Personen im Apple School Manager nicht erstellt wurden:

Fehlende E-Mail: Wenn im Apple School Manager die verknüpfte Authentifizierung aktiviert ist, können nur Personen mit hinterlegten E-Mail-Adressen importiert werden.

Möglicher Grund, weshalb einzelne Personen im Apple School Manager keiner Klasse zugeordnet werden konnten:

Als erstes die betreffende Person aus der Synchronisation entfernen. Anschliessend die Synchronisation manuell über den entsprechenden Befehl in Escola starten. Im ASM sollte sich der Status der Person nun geändert haben auf 'deaktiviert'. Jetzt diese Person in Escola wieder der Synchronisation hinzufügen und erneut den manuellen Befehl zur Synchronisation starten.

Möglicher Grund, weshalb eine Klasse im Apple School Manager nicht umbenannt wird:

Oder anders gefragt: Wie gehe ich vor, wenn ich einen Klassennamen im ASM ändern möchte? Als erstes muss der gewünschte Klassenname in Escola unter 'Klassen/Gruppen' - 'Admin' im Feld 'Alternative Name' gesetzt werden. Nun kann die betreffende Klasse aus der Synchronisation entfernt werden. Auf dem Beispiel unten ist ersichtlich, dass der alternative Name '2019B' gewählt wurde. Anschliessend muss die Synchronisation in Escola manuell gestartet werden. Da die betreffende nun nicht mehr mit Escola synchronisiert ist, kann sie im ASM problemlos gelöscht werden. Zurück in Escola kann diese Klasse wieder aktiviert werden. Nach einer erneuten manuellen Synchronisation mit dem ASM erscheint der neue, vorher unter 'Klassen/Gruppen' definierte Name mit all seinen zugehörigen LP und SuS.