Messenger-Überblick

Der Messenger dient der effizienten Kommunikation innerhalb der Schule. Er ermöglicht den Austausch von Nachrichten zwischen Lehrpersonen, Mitarbeitenden, Schüler:innen und Eltern direkt über das Webportal oder die Escola App.

INHALTSVERZEICHNIS

• Messenger-Einstellungen
• Wo finde ich den Messenger?
• Arten von Nachrichten
• Die Funktionen des Messengers
• Nachrichten verfassen
• Status-Informationen
• Optionen in der Messenger-Übersicht
• Mail-Plus

Messenger-Einstellungen

Die Konfiguration der Messenger-Funktionen erfolgt durch Administrator:innen (in Einschulsystemen) oder Superadministrator:innen (in Mehrschulsystemen). Die entsprechenden Optionen sind unter Einstellungen > Control Panel > Messenger zu finden.

Zusätzlich können unter Messenger > Einstellungen spezifische Kontaktberechtigungen verwaltet werden:

• Vollständige Kontaktberechtigung: Festlegung von Personen, die alle anderen Personen der Schule kontaktieren dürfen

• Globale Erreichbarkeit: Bestimmung von Personen, die von allen anderen kontaktiert werden können

• Zugriff auf Personengruppenwähler: Bestimmte Rollen wie Lehrpersonen, Schulleitungen und Administrator:innen sehen standardmässig den Gruppenwähler. Weitere Personen lassen sich hier manuell hinzufügen

Wo finde ich den Messenger?

Auf der Startseite findest du ganz oben neben dem Dashboard den Menüpunkt "Messenger":

In der App wird der Messenger in der unteren Menüleiste auch neben dem Dashboard mit demselben Symbol als "Nachrichten" angezeigt.

Arten von Nachrichten

Nachricht

Versenden von Nachrichten über das Escola-System (Webzugang oder Escola App).
Optional ist es möglich, dass die Empfänger eine Nachricht per E-Mail erhalten, wenn man eine neue Nachricht in Escola erhalten hat. Dies muss jedoch jede Person selbstständig aktivieren im Profil: Auf den Namen links oben klicken > Profil anwählen > Login & Einstellungen > Benachrichtigung.

E-Mail

Versenden von normalen E-Mails über den Messenger. Die E-Mail kommt sowohl als Nachricht im Messenger als auch an die hinterlegte E-Mail-Adresse an (sofern eine hinterlegt ist). Die Funktionen beim E-Mail-Versand sind eingeschränkter als bei einer Nachricht.

SMS

Versenden von SMS über den Messenger.

• Auf Inbox > neue Nachricht > SMS klicken und Empfänger:innen auswählen
• Sobald bei bestimmten Personen keine mobile Nummer hinterlegt ist, wird eine Fehlermeldung ausgegeben:

• Nachricht verfassen und auf "Nachricht senden" klicken

Die Funktionen des Messengers

• Inbox: Versenden und Lesen von Nachrichten (intern, E-Mail, SMS). Hier stehen Optionen zum Löschen, Archivieren, Beantworten und Weiterleiten zur Verfügung. Nachrichten können zudem mit Labels versehen werden
  
  

• Gesendet: Übersicht über alle übermittelten Nachrichten mit der Möglichkeit, diese zu lesen, zu löschen, zu beantworten, weiterzuleiten und mit Labels zu versehen
  
  

• Entwürfe: Ablageort für unvollständig erfasste oder zwischengespeicherte Nachrichten. Diese lassen sich über ein Suchfeld filtern und über die Symbole entweder löschen oder zur Weiterbearbeitung öffnen

• Geplant: Übersicht aller Nachrichten mit zeitversetztem Versand. Bis zum angezeigten Sendezeitpunkt können geplante Nachrichten bearbeitet oder gelöscht werden

• Archiv: Ablageort für archivierte Nachrichten. Sie können gelöscht, beantwortet, weitergeleitet oder zurück in den Posteingang verschoben werden

• Empfänger-Gruppen: Definition individueller Gruppen durch Kombination von vorgegebenen Filtern (z. B. Klassen) mit Einzelpersonen. Diese Gruppen erscheinen beim Verfassen einer neuen Nachricht und können mit einem Klick ausgewählt werden

• Labels: Erstellung von Kategorien zur individuellen Organisation des Posteingangs, der gesendeten Nachrichten und des Archivs

• Signaturen: Erstellung von Signaturen für E-Mails und interne Nachrichten. Falls eine globale Signatur mit Einbindung eines Logos gewünscht ist, siehe -> Signatur für den Messenger erstellen lassen

• Transaktionsmails: Hier werden Nachrichten angezeigt, welche automatisch vom Nutzer generiert wurden, z. B. bei Dossier-Einträgen oder Absenzen-Einträgen. Angezeigt werden hier der Typ, der Empfänger, die Betreffzeile, das Datum des Versandes und der Versand-Status (dieser ist nur sichtbar bei Aktivierung des Zusatzmoduls "Mail-Plus")
  
  

• SMS-Statistiken und Packages: Hier gibt es eine Übersicht über versendete SMS und SMS-Packages können gekauft werden, um SMS unter Inbox > neue Nachricht zu versenden

Nachrichten verfassen

Der Versand einer Nachricht erfolgt über den Messenger-Bereich im Webportal oder in der App.

• Um eine neue Nachricht zu erstellen, klicke den Button + neue Nachricht:  

• Im nächsten Schritt erfolgt die Auswahl der Art der Nachricht: Nachricht (intern), E-Mail oder SMS:

• Über das Feld Empfänger lassen sich einzelne Personen, Personengruppen oder vordefinierte Empfänger-Gruppen auswählen. 

• Bei der Auswahl von Bezugspersonen kann selektiert werden, ob die Nachricht an alle Bezugspersonen, nur an die Erziehungsberechtigten, nur an die Informationsberechtigten oder weder an die Erziehungs- noch an die Informationsberechtigten gesendet werden soll

• Nach der Eingabe eines Betreffs kann im Textfeld der Inhalt der Nachricht verfasst werden.

• Über den Reiter Einstellungen können zusätzliche Optionen aktiviert werden:
  • Vertraulicher Inhalt: Die Nachricht ist ausschliesslich in Escola lesbar. In E-Mail-Weiterleitungen oder Push-Benachrichtigungen wird der Inhalt nicht angezeigt
  • Empfänger verbergen: Die Namen der anderen Empfangenden sind für die einzelnen Personen nicht einsehbar

  • Broadcast: Diese Funktion verhindert, dass Empfänger:innen auf die Nachricht antworten können

  • Lesebestätigung: Anforderung einer Bestätigung, sobald die Nachricht geöffnet wurde, siehe dazu auch -> Wie funktioniert die Lesebestätigung im Messenger?

Diese Einstellungen beim Versand einer Nachricht können konfiguriert und standardisiert werden.

• Ein Anhang kann ebenfalls hinzugefügt werden: 
  • Bei E-Mails dürfen Anhänge insgesamt nicht grösser als 10 MB sein. Für den Massenversand von E-Mails empfehlen wir, kleine Anhänge von max. 1 MB zu verwenden. Falls dies nicht möglich ist, empfehlen wir den Versand an max. 200 Personen gleichzeitig
  • Bei Nachrichten gibt es keine Beschränkung der Dateigrösse
    
    
• Wenn alle benötigten Eingaben gemacht wurden, kann auf "Nachricht abschicken" geklickt werden.

Status-Informationen

Nach dem Versenden einer Nachricht kann kontrolliert werden, wie der Status der Nachricht ist:

• Grau: Die Nachricht wurde noch nicht gelesen.
• Blau: Die Nachricht wurde gelesen.
• Blaugrün: Die Nachricht wurde als E-Mail versandt.
• Grün: Die Nachricht wurde als gelesen markiert.

Durch Klick auf den Status und dann auf die Brief-Symbole sind Details einsehbar, wie z.B. wer die Nachricht gelesen/geöffnet hat oder noch nicht:

Optionen in der Messenger-Übersicht

Die Messenger-Übersicht listet alle ein- und ausgehenden Mitteilungen chronologisch auf. Für die effiziente Verwaltung stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Suche: Das Suchfeld erlaubt das Auffinden von Nachrichten anhand von Stichworten oder Namen.

• Filter: Die Liste lässt sich mit Labels filtern. Labels können unter Messenger > Labels > neues Label erstellen erstellt werden. Die Filter sind standardmässig UND-verknüpft.

• Übersetzung: Mit Übersetzen können fremdsprachige Nachrichten direkt im Messenger übersetzt werden.

• Aktionen pro Nachricht:

  • Antworten: Direkte Rückmeldung an die absendende Person.

  • Allen antworten: Nachricht an den gesamten Verteiler senden.

  • Weiterleiten: Nachricht an andere Personen übermitteln.

  • Archivieren/Löschen: Bereinigung des Posteingangs.

Mail-Plus

Mit Mail-Plus mehr Übersicht erhalten – mit unserem Zusatzmodul MailPlus kann der Status von Nachrichten und Transaktionsnachrichten besser nachvollzogen werden: Wurden die Nachrichten gelesen? Wurden E-Mails abgeblockt? Wurden Nachrichten nicht zugestellt oder existieren E-Mail-Adressen nicht mehr? Einmal am Tag wird eine Nachricht zugestellt mit einer Zusammenstellung, falls es Probleme beim E-Mail-Versand gab. Der Status ist auch direkt in der Inbox, bei den gesendeten Nachrichten, im Archiv und bei Transaktionsmails sichtbar.

Mail angekommen bedeutet:

• Die E-Mail wurde vom Mailserver des Empfängers angenommen und wird in der Regel zugestellt.
• ❗Es besteht weiterhin die Möglichkeit:
  • dass die E-Mail-Adresse nicht dem gewünschten Empfänger gehört und der gewünschte Empfänger die E-Mail deshalb nicht erhält
  • dass die gesandte E-Mail als Spam eingestuft wird und der gewünschte Empfänger die E-Mail deshalb nicht erhält

Fehler bedeutet:

• Die E-Mail wurde vom Mailserver des Empfängers nicht angenommen und wird in der Regel nicht zugestellt. Empfohlene Massnahme: Überprüfe die eingetragene E-Mail-Adresse beim gewünschten Empfänger.