Voraussetzungen

  1. Der Escola Messenger ist bei allen Escola Produkten inklusive und standardmässig aktiviert. Sollte etwas nicht funktionieren beim Messenger wie im weiteren Artikel beschrieben, kontrollieren Sie bitte unter Einstellungen > Control Panel > Grundeinstellungen, ob das Nachrichtensystem aktiviert ist (siehe Bild unten). 
  2. In der Personenverwaltung sind Daten von beispielsweise SuS und Lehrpersonen vorhanden (Namen, Rolle, E-Mail, ggf. Telefon mobil etc.) (siehe Setup-Guide für Administratoren).
  3. Optional: Wenn Sie ganze Klassen oder Arbeitsgruppen anschreiben möchen, müssen diese vorhanden sein (siehe Setup-Guide für Administratoren).



Wo finde ich den Messenger?


Loggen Sie sich ein und wählen Sie den Menüpunkt "Messenger" aus (obere Leiste):



Die Funktionen des Messengers


Inbox: Nachrichten versenden / Nachrichten (interne Nachrichten, E-Mails, SMS) lesen, löschen, archivieren, direkt antworten, weiterleiten / Nachrichten mit Labels versehen


Gesendet: gesendete Nachrichten / Nachrichten (interne Nachrichten, E-Mails, SMS) lesen, löschen, direkt antworten, weiterleiten / Nachrichten mit Labels versehen

Archiv: archivierte Nachrichten / Nachrichten (interne Nachrichten, E-Mails, SMS) lesen, löschen, direkt antworten, weiterleiten, in Inbox verschieben / Nachrichten mit Labels versehen

Empfänger-Gruppen: definieren Sie hier Ihre gewünschen Empfängergruppen. Kombinieren Sie z.B. die vorgegebenen Empfängergruppen wie Klassen mit bestimmten Einzelpersonen. Alle Empfänger-Gruppen werden beim Nachrichten verfassen angezeigt (Inbox > neue Nachricht).

Labels: hier werden Labels erstellt, damit Sie die Inbox, die gesendeten Nachrichten und das Archiv organisieren können.


Signaturen: Erstellung von Signaturen für Emails und interne Nachrichten.

Transaktionsmails: hier werden Nachrichten angezeigt, welche automatisch vom Nutzer generiert wurden z.B. bei Dossier-Einträgen oder Absenz-Einträgen. Angezeigt werden hier den Typ, Empfänger und Nachricht, gesendet am und Status (dieser ist nur sichtbar bei Aktivierung des Zusatzmoduls "Mail-Plus").

sms-Stats/Packages: hier können SMS-Packages gekauft werden, um SMS unter Inbox > neue Nachricht zu versenden.



Nachrichtentypen und Nachrichten senden


Um eine neue Nachricht zu erstellen, gehen Sie auf "Inbox" und klicken Sie auf "neue Nachricht".



Wählen Sie einen Nachrichtentyp aus:







Interne Nachricht:

Versenden von Nachrichten nur über das Escola-System.
Optional ist es möglich, dass die Empfänger eine Nachricht per E-Mail erhalten, wenn Sie eine neue Nachricht in Escola erhalten haben. Dies muss jedoch jede Person selbstständig aktivieren im Profil: auf den Namen links oben klicken > Profil anwählen > Personen > sich auswählen > Login&Einst. > Benachrichtigung



            
Email:

versenden von normalen E-Mails über den Messenger


SMS: 

versenden von SMS über den Messenger


Nachrichten verfassen:

Wählen Sie den Empfänger aus: Sie können entweder nach einer bestimmten Person suchen, E-Mail-Adressen manuell eingeben oder die Nachricht an ganze Personengruppen versenden: z.B. Klassen, Eltern, Arbeitsgruppen, Lehrpersonen, selbst definierte Empfänger-Gruppen.



Geben Sie einen Betreff ein und verfassen Sie die gewünschte Nachricht:


Wenn Sie alle benötigten Eingaben gemacht haben, klicken Sie auf "Nachricht abschicken".


sensitive Inhalte:

Bei den internen Nachrichten kann gewählt werden, ob die Nachricht sensitive Inhalte enthält. Wird diese Option aktiviert, wird nur eine Benachrichtigung an den Empfänger gesendet, dass eine neue Nachricht auf Escola vorhanden ist. Der Nachrichteninhalt wird nicht mitgesendet.

Anhänge:

Bei internen Nachrichten und E-Mails: Fügen Sie der Nachricht Anhänge hinzu. Bei E-Mails dürfen Anhänge insgesamt nicht grösser als 10 MB sein. Für den Massenversand von E-Mails empfehlen wir kleine Anhänge von max. 1 MB zu verwenden. Falls dies nicht möglich ist, empfehlen wie den Versand an max. 200 Personen gleichzeitig.
Bei internen Nachrichten gibt es keine Beschränkung der Dateigrösse.


SMS senden


Um SMS verschicken zu können, müssen Sie beim Messenger > sms-Stats/Packages SMS-Pakete kaufen (nur durch Administratoren/Superadministratoren möglich). Folgende SMS-Packages stehen zur Verfügung:

1000 sms: CHF 80.00
1500 sms: CHF 120.00
2000 sms: CHF 160.00
3000 sms: CHF 240.00
4000 sms: CHF 320.00
5000 sms: CHF 400.00


Sobald Sie auf "kaufen" geklickt haben, ist das Package verfügbar und Sie können SMS verschicken. Sie bekommen dann eine Rechnung von Escola.

SMS versenden:

  • Klicken Sie auf Inbox > neue Nachricht > sms.
  • wählen Sie Ihre Benutzergruppen aus. Sobald bei bestimmten Personen keine mobile Nummer hinterlegt ist, wird eine Fehlermeldung ausgegeben:


  • Verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf "Nachricht senden".


Inbox, Gesendet und das Archiv mit Labels organisieren


Um die Inbox, die gesendeten Nachrichten und das Archiv zu organisieren, können Sie Labels erstellen unter Messenger > Labels > neues Label erstellen. Geben sie den gewünschen Namen ein und wählen sie eine Farbe mit dem Farbpicker aus und speichern ihr neues Label.

Die Labels erscheinen nun in der "Inbox", bei "Gesendet" und im "Archiv". Um Nachrichten mit Labels zu versehen, klicken Sie auf die Nachricht und wählen das gewünschte Label aus.

Um Nachrichten nach den Labels zu filtern, aktivieren Sie einfach oberhalb der Tabelle die gewünschten Labels.


Mit Mail-Plus mehr Übersicht behalten:

Mit unseren Zusatzmodul Mail-Plus kann der Status von Nachrichten und Transaktionsnachrichten besser nachvollzogen werden: Wurden die Nachrichten gelesen? Wurden E-Mails abgeblockt? Wurden Nachrichten nicht zugestellt oder existieren E-Mail-Adressen nicht mehr? Sie bekommen einmal am Tag eine Nachricht zugestellt mit einer Zusammenstellung, falls es Probleme beim E-Mail-Versand gab. Der Status ist auch direkt in der Inbox, bei den gesendeten Nachrichten, im Archiv und bei Transaktionsmails sichtbar.